Jaké konkrétní povinnosti a odpovědnosti má poradce a jaká práva a povinnosti má zadavatel, je zpravidla specifikováno v příkazní smlouvě, kterou mezi sebou tyto dva subjekty uzavírají za účelem provedení výběrového nebo zadávacího řízení. Obecně by však pro poradce měly platit alespoň následující povinnosti:
- Řídit se zákonem č. 134/2016 Sb. o zadávání veřejných zakázek (dále jen „ZZVZ“), obecně závaznými právními předpisy či pravidly pro zadávání zakázek v jednotlivých OP (dále jen „Pravidla“).
- Upozornit zadavatele, pokud by byly jeho pokyny či požadavky v rozporu se ZZVZ a dalšími obecně závaznými předpisy či pravidly.
- Připravit zadávací dokumentaci včetně návrhů kvalifikačních a hodnotících kritérií, které bude dále se zadavatelem konzultovat.
- V rámci zadávacího řízení připravit a uveřejnit formuláře ve věstníku VZ nebo v Úředním věstníku EU.
- Formálně zpracovat vysvětlení zadávací dokumentace ve spolupráci se zadavatelem včetně jeho distribuce v souladu se ZZVZ či pravidly.
- Zpracovat protokoly o průběhu výběrového či zadávacího řízení, jako jsou protokoly o posouzení splnění podmínek účasti ve výběrovém či zadávacím řízení, zprávy o hodnocení, rozhodnutí o výběru dodavatele, rozhodnutí o vyloučení účastníka, písemné zprávy zadavatele, oznámení o výběru dodavatele, oznámení o vyloučení účastníka, oznámení o zrušení zadávacího řízení apod.
- Vést zadavatele organizačně i metodicky průběhem výběrového či zadávacího řízení.
- Zajistit veškeré povinné administrativní úkony spojené s výběrovým či zadávacím řízení – uveřejňování zadávací dokumentace, vysvětlení zadávacích podmínek, výsledků výběrového nebo zadávacího řízení v souladu se ZZVZ či pravidly apod.
- Předat zadavateli veškerou dokumentaci vyhotovenou v souvislosti s výběrem dodavatele.
- Poradce by měl být také odpovědný za správnost postupu zadavatele výběrového či zadávacího řízení od zahájení až do jeho úplného ukončení, tj. do uzavření smlouvy s vybraným dodavatelem. Pokud je zakázka spolufinancovaná ze SF EU nebo z národních dotací měl by poradce zajistit vypořádání připomínek poskytovatele dotace vztahujících se k předmětné veřejné zakázce nebo být minimálně zadavateli nápomocen s jejich vypořádáním.
A za co naopak poradce zodpovědný není?
- Za úplnost a pravdivost podkladů, které mu zadavatel poskytne.
- Za dokumenty a podklady zpracované jinými osobami, jako např. projektová dokumentace, položkový rozpočet, energetický posudek apod.
- Za stanovení předpokládané hodnoty předmětu plnění.
- Za formulaci technických podmínek či parametrů předmětu plnění.
- Za odpovědi na žádosti o vysvětlení zadávacích podmínek vztahující se k technickým podmínkám veřejné zakázky.
Doporučení na závěr
Příkazní smlouva by měla vždy obsahovat alespoň základní práva a povinnosti zadavatele a zároveň povinnosti a odpovědnosti poradce včetně uvedení rozsahu poskytovaných služeb. Lze tedy jen doporučit pečlivě se s příkazní smlouvou seznámit a ujistit se, že všem ustanovením rozumíte a je vám tedy jasné, co můžete očekávat.
Abyste měli jistotu, že odpovědnost poradce bude vymahatelná, hledejte takové, kteří mají uzavřené pojištění profesní odpovědnosti, a v případě jejich pochybení, které bude mít za následek krácení dotace či jinou sankci, budete mít nárok na náhradu škody.