Povinnosti zadavatelů nekončí realizací řádného zadávacího řízení na výběr dodavatele či zhotovitele předmětu veřejné zakázky a podpisem smlouvy o plnění předmětu veřejné zakázky. Značné množství povinností mají zadavatelé i v rámci realizační fáze samotné veřejné zakázky. Bohužel se v praxi často setkáváme se situacemi, kdy si zadavatelé nedokážou pohlídat svoje práva a povinnosti ze smluv pro ně vyplývajících. Nejčastěji se jedná o následující pochybení:

• nedodržení termínů uvedených v závazných smluvních podmínkách – ať už se jedná o prodloužení termínu plnění uzavřením dodatku (bez řádného důvodu) nebo o posun termínu zahájení prací (např. odůvodněno neobdržením dotace nebo nutnou součinností jiného subjektu apod. bez předchozí výhrady v ZD), zadavatelé se často dopouští porušení § 222 odst. 3 ZZVZ, tedy umožnění podstatné změny závazku ze smlouvy. Zadavatel musí mít vždy na vědomí, že termín realizace je zásadní údaj zadávacích podmínek, který by měl být měněn pouze za výjimečných okolností, mezi něž se nedá počítat ubezpečení dodavatele, že „dnes je těžká doba, COVID, nedostupnost dílů“ apod. Proto lze doporučit stanovit termín realizace v plovoucí podobě a s dostatečnou rezervou, aby se zadavatel vyhnul uvedeným potížím.
• upuštění od povinnosti předložit dokumenty po podpisu smlouvy (zejména bankovní záruky nebo dokladu o sjednání pojištění, ale i jiných dokumentů, jako například harmonogram plnění), resp. před podpisem smlouvy v souladu se zadávacími podmínkami a následné vymáhání smluvní pokuty – nejčastěji dochází k situaci, kdy dokument není předložen vůbec nebo se zpožděním, případně v rozporu se smlouvu nedojde k jeho úpravě při změně smluvní ceny nebo termínu realizace (pokud toto smlouva řešila). Pokud si zadavatel nepohlídá splnění výše uvedených povinností, příp. netrvá na uplatnění sankcí, dopouští se porušení § 222 odst. 3 ZZVZ – jde o podstatnou změnu závazku ze smlouvy. Pokud by se chtěl zadavatel v budoucnu vyhnout problémům spojených s předkládáním do určitého data od uzavření smlouvy (před uzavřením smlouvy), lze doporučit předložení dokumentů až na výslovnou výzvu zadavatele.
• úprava platebních podmínek – pokud zadavatel v průběhu realizace veřejné zakázky dopustí změnu v termínech fakturace (kratší lhůty), umožní zálohy či platby na splátky v rozporu se zadávacími podmínkami, dopustí se porušení § 222 odst. 3 ZZVZ a tedy umožnění podstatné změny závazku ze smlouvy.
• Podobného pochybení se zadavatel dopustí i v případě, kdy důsledně nevymáhá smluvní pokuty za pochybení povinností dodavatele či zhotovitele (uzavření dodatku a nelpění na zadávacích či smluvních podmínkách – viz výše).

Doporučujeme všem zadavatelům, aby své veřejné zakázky důsledně vedly až do konce realizace a aby si hlídali svoje práva a povinnosti, popř. aby se spojili s někým, kdo jim dokáže s těmito povinnostmi pomoci.