Zadávání veřejných zakázek je komplexní proces, který vyžaduje pečlivé plánování, přípravu a dodržování legislativních pravidel, a to zejména zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (dále jen „ZZVZ“). I proto často dochází k chybám, které mohou vést ke komplikacím, prodlevám, nebo dokonce ke zrušení zadávacího či výběrového řízení.
1. Nedostatečně specifikované zadávací podmínky
Jednou z nejčastějších chyb jsou nedostatečně specifikované zadávací podmínky. Pokud jsou technické a kvalifikační požadavky nejasné nebo neúplné, mohou se dodavatelé dostat do situace, kdy nevědí, jak přesně svou nabídku připravit.
Jak se tomu vyhnout:
- Věnujte dostatek času přípravě zadávací dokumentace a ujistěte se, že technická specifikace, požadavky na kvalifikaci a hodnotící kritéria jsou jasně definované.
- Konzultujte s odborníky, kteří vám mohou pomoci zpracovat dokumentaci přesně dle zákonných požadavků a specifik zakázky.
2. Přehnané kvalifikační požadavky
Nastavení přehnaně náročných kvalifikačních požadavků může vést k tomu, že se do soutěže přihlásí jen velmi omezený počet dodavatelů, nebo dokonce žádný. To je problém nejen z hlediska omezení soutěže, ale zejména proto, že takové požadavky mohou být diskriminační, což zadavatel nesmí připustit.
Jak se tomu vyhnout:
- Stanovte kvalifikační požadavky přiměřeně předmětu veřejné zakázky. Pokud zakázka nevyžaduje specifické zkušenosti (např. referenční zakázky, odborná kvalifikace atd.) nebo vysoké finanční záruky, není nutné tyto podmínky v zadávací dokumentaci požadovat.
- Kvalifikaci stanovte na základě skutečné potřeby a s ohledem na charakter veřejné zakázky. Pamatujte, že zadavatel musí být vždy schopen své požadavky objektivně odůvodnit.
3. Nejasná hodnotící kritéria
Hodnotící kritéria často nejsou nastavena dostatečně jasně a objektivně. To může vést k tomu, že dodavatelé nevědí, jak budou jejich nabídky posuzovány, a výsledky hodnocení pak mohou být napadeny jako neobjektivní.
Jak se tomu vyhnout:
- Zajistěte, aby hodnotící kritéria byla jasná, měřitelná a objektivní. Kritéria jako „kvalita“ nebo „technické řešení“ je třeba doplnit o konkrétní parametry, podle kterých bude hodnocení provedeno.
- Každé kritérium by mělo být podloženo srozumitelným vysvětlením, jak budou nabídky hodnoceny.
4. Diskriminační požadavky
Diskriminační požadavky, například specifikace určité značky nebo technologie bez možnosti nabídnout ekvivalent, mohou vést k tomu, že některé firmy nebudou moci podat své nabídky. Jedná se o nejčastější pochybení zadavatele, a proto je potřeba pečlivě zvažovat každý požadavek.
Jak se tomu vyhnout:
- Nastavte požadavky na předmět plnění co nejvíce „otevřeně“. Pokud je nutné požadovat konkrétní řešení, nabídněte možnost ekvivalentů, které splňují stejné technické parametry.
- Neuvádějte v zadávací dokumentaci obchodní názvy.
- Ujistěte se, že vámi požadované parametry splňuje vždy více výrobců na trhu.
5. Nesprávné určení předmětu zakázky
Další častou chybou je nesprávné nebo nepřesné určení předmětu zakázky, kdy zadavatel nevysvětlí přesně, co od dodavatelů požaduje. To může vést k nedorozuměním, chybným nabídkám a následným komplikacím při plnění zakázky.
Jak se tomu vyhnout:
- Předmět zakázky definujte co nejpřesněji. Pokud se jedná o stavební práce, zahrňte přesné technické detaily (minimálně položkový rozpočet a projektovou dokumentaci), pokud jde o služby, specifikujte rozsah a způsob poskytování služeb. U dodávek definujte alespoň minimální požadavky na funkcionality a rozsah.
- Proveďte podrobnou analýzu potřeb a konzultujte s odborníky, aby byly všechny aspekty veřejné zakázky jasně definovány.
6. Nedodržení lhůt
Při zadávání veřejných zakázek jsou stanoveny zákonné lhůty, které musí být dodrženy. Často se však stává, že zadavatelé nesprávně nastaví termíny pro podání nabídek nebo včas neposkytnou vysvětlení zadávací dokumentace apod.
Jak se tomu vyhnout:
- Věnujte pozornost zákonným lhůtám a vždy je dodržujte. Pokud je potřeba prodloužit lhůtu pro podání nabídek nebo poskytnout vysvětlení zadávací dokumentace, udělejte to v souladu se ZZVZ.
- Při plánování veřejné zakázky počítejte s dostatečnou časovou rezervou pro podání nabídek v případě prodloužení lhůty, vyhodnocení nabídek, uzavření smlouvy a další nezbytné procesy.
- Pokud se neorientujete v ZZVZ, vždy je lepší termíny konzultovat s odborníky.
Zadávání veřejných zakázek je složitý proces, ve kterém se mohou snadno objevit chyby. Klíčem k úspěšnému zadání je pečlivá příprava, jasná komunikace a dodržování zákonných pravidel. Vyhnutí se častým chybám, jako jsou nejasné zadávací podmínky nebo přehnané kvalifikační požadavky může výrazně zjednodušit celý proces zadávání veřejné zakázky a předejít případným komplikacím.
Pokud zadáváte veřejnou zakázku a potřebujete poradit, neváhejte se na nás obrátit – jsme tu pro Vás!
Kontaktovat nás můžete na e-mailu: info@tendera.cz, telefonu: +420 736 631 245 nebo prostřednictvím kontaktního formuláře na adrese: https://tendera.cz/kontakt