Právě období po podpisu smlouvy bývá v praxi často podceňované. Zadavatel má pocit, že výběrové řízení je úspěšně za ním, ale řada problémů může vzniknout až následně – při realizaci, změnách smlouvy nebo kontrole projektu.

1. Uveřejnění smlouvy

Po podpisu je potřeba ověřit, zda se na smlouvu vztahuje povinnost uveřejnění, kde má být smlouva zveřejněna (profil zadavatele, registr smluv či další systémy) a v jaké lhůtě. U dotačních projektů je vhodné zkontrolovat také požadavky poskytovatele dotace.

2. Kontrola lhůt a termínů

Zadavatel by měl mít přehled o všech důležitých termínech – zahájení a dokončení plnění, dílčích milnících, fakturaci, záručních lhůtách i termínech souvisejících s dotací.

Přehled lhůt pomáhá včas reagovat a předcházet situacím, kdy se problém řeší až na poslední chvíli.

3. Příprava na realizaci

Ještě před zahájením plnění je vhodné si s dodavatelem vyjasnit praktické otázky spolupráce. Zejména odpovědnosti, způsob komunikace, předávání podkladů, kontrolu plnění a postup při případných změnách.

U stavebních zakázek může jít například také o předání staveniště, kontrolní dny nebo koordinaci s technickým dozorem.

4. Komunikace s dodavatelem

Komunikace s dodavatelem by měla být průběžná, věcná a dohledatelná. Důležitá rozhodnutí, upozornění nebo dohody by neměly probíhat pouze prostřednictvím telefonických hovorů nebo neformálních domluv.

Zadavatel by měl dbát na to, aby podstatné informace byly zachyceny písemně – například e-mailem, zápisem z jednání, protokolem nebo jiným vhodným způsobem. Při pozdější kontrole nebo sporu je právě dokumentovaná komunikace často klíčová.

5. Dodatky a změny smlouvy

Během realizace může vzniknout potřeba upravit smlouvu. Může jít například o změnu termínu, rozsahu plnění, vícepráce nebo méněpráce apod.

Každou změnu je potřeba posoudit včas a správně. Ne každá změna je přípustná, a ne každou lze řešit jednoduše dodatkem. Zadavatel by měl vždy ověřit, zda je změna v souladu se zákonem, smlouvou a případně také dotačními pravidly.

Zásadní je změny řádně odůvodnit, schválit a zdokumentovat.

6. Průběžná dokumentace

Zadavatel by měl průběžně ukládat smlouvu, dodatky, zápisy z jednání, faktury, předávací protokoly, komunikaci i další podklady související s realizací.

Dobře vedená dokumentace pomáhá prokázat, že zadavatel postupoval transparentně. Je důležitá zejména u zakázek financovaných z dotací, kde může kontrola proběhnout až s časovým odstupem.

7. Kontrola plnění

Zadavatel by měl mít nastavený způsob, jak bude ověřovat, že dodavatel plní smlouvu řádně, včas a v požadované kvalitě. Může jít například o kontrolní dny, průběžné zápisy, schvalování dílčích výstupů nebo kontrolu fakturace.

Důležité je také sledovat, zda plnění odpovídá smlouvě, projektové dokumentaci a podmínkám dotace. Pokud se objeví odchylky, je vhodné je řešit okamžitě, nikoliv až při závěrečném předání nebo kontrole.

Podpis smlouvy je důležitý milník, ale ne konec odpovědnosti zadavatele. Krátká kontrola na začátku realizace může předejít komplikacím, které se později napravují složitě a často pod časovým tlakem.